Dalam dunia kerja, mendapatkan panggilan wawancara adalah sebuah kesempatan yang berharga karena menunjukkan bahwa perusahaan tertarik dengan profil dan pengalaman kandidat. Namun, ada beberapa kondisi di mana seorang kandidat harus menolak atau membatalkan panggilan wawancara. Seperti misalnya, kandidat sudah mendapatkan tawaran kerja lain yang lebih sesuai, ada urusan yang mendadak, atau setelah mempertimbangkan ulang, merasa bahwa posisi tersebut tidak cocok dengan karir kamu.

Selain itu, faktor seperti lokasi kerja yang jauh atau kompensasi yang tidak sesuai juga bisa menjadi alasan seseorang membatalkan rencana wawancara. Untuk menolak panggilan wawancara tersebut maka kamu harus melakukannya dengan cara yang sopan dan tetap profesional agar tetap menjaga hubungan baik dengan perusahaan.

Alasan Kandidat Menolak Panggilan Wawancara

Umumnya, ada beberapa alasan yang menyebabkan kandidat menolak panggilan wawancara, antara lain:

• Sudah menerima tawaran kerja di tempat lain: apabila kamu telah menerima tawaran kerja dari perusahaan lain yang lebih sesuai dengan harapan, baik dari segi posisi, budaya kerja, atau kompensasi, maka menolak melakukan interview dari perusahaan lain adalah langkah yang wajar. Hal ini dilakukan agar kamu tidak membuang waktu perusahaan dan dirinya sendiri untuk proses yang tidak akan berlanjut.
• Gaji atau benefit tidak sesuai ekspektasi: setelah melakukan riset tentang standar gaji di industri atau membandingkan dengan tawaran lain, kandidat mungkin merasa bahwa kompensasi yang ditawarkan tidak cukup menarik. Jika tidak ada ruang negosiasi atau perusahaan tidak menawarkan benefit yang sesuai, kamu dapat memutuskan untuk menolak wawancara.
• Lokasi kerja tidak sesuai: faktor jarak dan aksesibilitas ke tempat kerja bisa menjadi kendala besar, terutama jika perusahaan tidak menawarkan opsi kerja fleksibel seperti remote atau hybrid. Jika lokasi kantor terlalu jauh atau biaya transportasi terlalu tinggi dibandingkan dengan gaji ditawarkan, kamu mungkin memilih untuk tidak melanjutkan proses seleksi.
• Alasan pribadi atau darurat: kondisi kesehatan, tanggung jawab keluarga, atau faktor lain yang tidak terduga juga bisa menjadi alasan kuat untuk membatalkan wawancara. Misalnya, jika seseorang kandidat mengalami kondisi medis yang memerlukan perawatan atau harus merawat anggota keluarga yang sakit, maka wawancara kerja bisa menjadi prioritas yang lebih rendah.

Cara Menolak Panggilan Wawancara dengan Baik

Menolak panggilan interview perlu dilakukan dengan cara yang sopan agar tetap terlihat profesional dan memberikan kesan yang baik di mata perusahaan. Berikut ini beberapa langkah yang bisa diterapkan.

Hubungi HR segera

Jika kamu sudah memutuskan untuk membatalkan wawancara, harap untuk menghubungi pihak HR atau perekrut sesegera mungkin. Ini akan menunjukkan rasa tanggung jawab dan profesionalisme. 

Dengan menginformasikan lebih awal memungkinkan perusahaan untuk mencari kandidat lain sebagai pengganti. Kamu dapat menghubungi perekrut melalui email atau telepon dengan menyampaikan alasan secara singkat dan jelas.

Jangan lupa mengucapkan terima kasih

Selalu ucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan. Sebab, perusahaan telah meluangkan waktu untuk meninjau CV dan mempertimbangkan kamu sebagai kandidat yang potensial. 

Dengan mengungkapkan rasa terima kasih, kandidat menunjukkan sikap profesional yang baik. Hal ini juga akan menjaga hubungan baik jika di masa mendatang kamu ingin melamar kembali ke perusahaan yang sama.

Iringi dengan kalimat permintaan maaf

Ketika menolak wawancara sebaiknya disertai dengan permintaan maaf yang sopan. Hal ini menunjukkan bahwa kandidat tetap menghargai kesempatan tersebut, meskipun harus menolaknya. 

Misalnya seperti, “Saya mohon maaf karena harus membatalkan wawancara ini, tetapi saya sangat menghargai kesempatan yang telah diberikan.” Dengan cara ini, perusahaan akan lebih memahami situasi kandidat tanpa merasa terabaikan.

Tuliskan alasan dengan jelas

Ketika kamu membatalkan wawancara maka sampaikan alasan dengan jelas agar pihak perusahaan mengerti keputusanmu. Kamu tidak perlu memberikan penjelasan yang terlalu detail, cukup ungkapkan alasan yang relevan dan jujur. Misalnya, kamu tidak dapat menjelaskan bahwa kamu telah menerima tawaran pekerjaan lain yang lebih sesuai dengan tujuan karir kamu, atau mungkin kamu merasa posisi yang ditawarkan tidak cocok untuk jangka panjang. 

Pun, jika alasan pribadi, seperti masalah kesehatan atau perubahan tempat tinggal, sampaikan dengan singkat tanpa perlu menjelaskan terlalu mendalam.

Jika masih tertarik di masa mendatang, sampaikan dengan jujur

Misalnya di kemudian hari kamu tetap tertarik untuk bergabung dengan perusahaan tersebut, penting untuk menyampaikan hal ini secara jujur. Kamu dapat menyatakan bahwa meskipun saat ini tidak dapat melanjutkan proses seleksi, kamu masih terbuka untuk peluang di kemudian hari. Hal ini menunjukkan ketertarikan kamu dan memberikan peluang untuk proses rekrutmen selanjutnya.

Contohnya: “Saya sangat menghargai kesempatan ini dan merasa bahwa (Nama Perusahaan) adalah tempat kerja yang menarik. Meskipun saat ini saya belum dapat melanjutkan proses wawancara, saya berharap ada kesempatan di masa mendatang untuk berkontribusi dalam tim tersebut.”

Gunakan bahasa yang sopan dan profesional

Pastikan komunikasi tetap menggunakan bahasa yang sopan dan profesional, baik dalam email, melalui telepon, atau WhatsApp. Hindari menggunakan kata – kata informal atau terlalu santai.

Dengan menunjukkan sikap yang baik dalam komunikasi akan memberikan kesan positif kepada perekrut.

Contoh Skrip Menolak Panggilan Wawancara

Saat menolak panggilan wawancara, gunakanlah bahasa yang sopan dan tetap menjaga profesionalisme. Hal ini bertujuan agar hubungan kamu dengan perusahaan tetap terjalin dengan baik, sehingga jika sewaktu – waktu peluang pekerjaan tersebut dibuka kembali kamu tetap diterima oleh mereka.

Berikut adalah beberapa contoh skrip yang dapat digunakan untuk menolak wawancara dengan cara yang tepat, baik melalui email maupun whatsaap.

Contoh menolak wawancara melalui email

Subjek: Perihal Undangan Wawancara – [Nama Anda]

Penerima: [Nama HR atau Perekrut] ([Email Perusahaan])

Yth. [Nama HR],

Terima kasih atas kesempatan wawancara untuk posisi [Nama Posisi] di [Nama Perusahaan]. Setelah mempertimbangkan beberapa faktor, saya ingin menyampaikan bahwa saya harus membatalkan wawancara yang dijadwalkan pada [Tanggal dan Waktu]. Alasan saya adalah karena saya telah menerima tawaran kerja lain yang lebih sesuai dengan tujuan karir saya saat ini.

Saya sangat menghargai waktu dan perhatian yang telah diberikan kepada saya dalam proses rekrutmen ini. Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan, dan saya berharap dapat berkesempatan bekerja sama dengan [Nama Perusahaan] di masa mendatang.

Terima kasih atas pengertiannya.

Hormat Saya,

[Nama Anda]

Contoh menolak wawancara melalui WhatsApp

Halo [Nama HR],

Terima kasih telah menghubungi saya. Saya sangat menghargai kesempatan wawancara di [Nama Perusahaan]. Namun, setelah mempertimbangkan lebih lanjut, saya memutuskan untuk tidak melanjutkan proses seleksi ini karena saya telah menerima tawaran kerja di tempat lain yang lebih sesuai dengan tujuan karir saya. Mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan.

Saya harap kita tetap menjalin hubungan yang baik dan dapat bertemu di lain kesempatan.

Hormat Saya,

[Nama Anda]

Menolak panggilan wawancara adalah hal yang wajar dalam dunia kerja, tetapi penting untuk melakukannya dengan sopan dan profesional. Dengan memberikan respons yang cepat, menggunakan bahasa yang baik, serta tetap menjaga hubungan baik dengan perekrut, Anda dapat meninggalkan kesan positif meskipun tidak melanjutkan proses rekrutmen.

Jika Anda masih dalam tahap pencarian pekerjaan dan ingin menemukan lebih banyak peluang yang sesuai dengan keahlian Anda, pastikan Anda terhubung dengan platform yang tepat. Talent Hero adalah tempat yang ideal bagi talenta IT untuk menemukan peluang kerja terbaik. Di sini kamu bisa menemukan banyak lowongan pekerjaan IT dari berbagai profesi, tidak hanya itu bagi kamu yang berhasil keterima kerjaan akan mendapatkan komisi, penasaran dan ingin tahu lebih lanjut mengenai Talent Hero? Yuk, baca artikelnya di sini: Kenal Lebih Dekat dengan Talent Hero: Situs Lowongan Kerja Bagi Talent IT.